Proyek Microsoft Word: Mailing (Mail Merge) — Kelas X

NUR EKA PRAWITO, S.Kom. (INFORMATIKA) Oktober 08, 2025

  

NAMA GURU : Nur Eka Prawito, S.Kom.
MATA PELAJARAN : INFORMATIKA
ELEMENT : Literasi Digital

CAPAIAN PEMBELAJARAN : Pada fase E, Peserta didik mampu memahami penggunaan mesin pencari dengan variabel yang lebih banyak; mengetahui ekosistem periksa fakta untuk memilah fakta dan bukan; menggunakan cara membaca lateral untuk mengevaluasi berbagai informasi digital; memahami pemanfaatan lebih beragam perkakas teknologi digital untuk membuat laporan, presentasi, serta analisis dan interpretasi data; memahami konsep dan penerapan serta konfigurasi keamanan dasar untuk konektivitas jaringan data lokal dan internet baik kabel maupun nirkabel; serta memahami pemanfaatan media digital untuk produksi dan diseminasi konten, partisipasi dan kolaborasi.
Peserta didik mampu menghargai hak atas kekayaan intelektual, mengenal profesi bidang Informatika, memahami penerapan digitalisasi budaya Indonesia, menyaring konten negatif di dunia digital, menerapkan pengelolaan kata sandi dengan manajer kata sandi, dan menerapkan autentikasi dua langkah secara sederhana, serta menerapkan konfigurasi privasi dan keamanan pada akun platform digital.


TUJUAN PEMBELAJARAN : LD.10.1 

Kecakapan bermedia digital, berperilaku etis dan berbudaya di dunia digital, berkemampuan menjaga keamanan diri dan lingkungan, serta memiliki kenyamanan dan keseimbangan hidup di dunia nyata sekaligus dunia maya.

KEGIATAN PEMBELAJARAN : Materi
METODE PEMBELAJARAN : Praktik individu dan kelompok.
KELAS : X

WAKTU : Rabu, 08 Oktober 2025

LD.10.1 PPM penelusuran informasi digital

PERTEMUAN KE : 17 

Proyek Microsoft Word: Mailing (Mail Merge) — Kelas X

Assalamualaikum wr. wb.
Halo siswa/i Kelas X. Pada proyek ini kalian mempraktikkan Mailing (Mail Merge) di Microsoft Word dengan data sumber dari Excel. Keluaran utama meliputi surat resmi, makalah (soft copy), dan file presentasi. Baca instruksi dengan teliti, ikuti contoh, dan kerjakan sesuai rubrik.

Tujuan Pembelajaran

  1. Membuat data source di Excel untuk keperluan mail merge.
  2. Menyusun surat resmi berformat Indonesia dan menyisipkan merge fields (nama, alamat, sapaan, dll.).
  3. Menerapkan fitur Rules (IF…THEN…ELSE, Filter, Sort) agar hasil surat lebih dinamis dan rapi.
  4. Mendokumentasikan proses dalam makalah dan mempresentasikan hasil kerja kelompok.

Output yang Dikumpulkan

  1. Surat Resmi (hasil mail merge) dalam bentuk file Word/PDF.
  2. Makalah Soft Copy (.docx/.pdf) menjelaskan konsep, langkah, dan hasil.
  3. File Presentasi (.pptx/.pdf) untuk paparan kelompok.

Aturan Kerja Kelompok

  • Anggota 3–5 orang/kelompok.
  • Peran minimal: ketua, data entry (Excel), editor surat (Word), dokumentasi (makalah), presenter.
  • Diskusi kelas: kelompok lain boleh bertanya/menantang; poin plus untuk demonstrasi yang meyakinkan.

Bagian A — Menyiapkan Data di Excel

1) Struktur Data

Buat file Excel sebagai sumber data penerima (minimal 20 baris):

  • Header wajib: No, NamaLengkap, Gender (L/P), Alamat, Kelurahan, Kecamatan, Kota, KodePos, Email, Institusi.
  • Gunakan satu Sheet saja, beri nama DataPenerima.
  • Pastikan baris pertama berisi judul kolom (centang “First row of data contains column headers” saat menghubungkan).

Contoh (cuplikan):

NoNamaLengkapGenderAlamatKotaKodePosEmailInstitusi
1Ahmad FauziLJl. Pahlawan No. 10Bandar Lampung35111ahmad@mail.comSMAN Contoh
2Siti RahmaPJl. Melati 5Bandar Lampung35112siti@mail.comSMAN Contoh

2) Kebersihan Data

  • Hindari sel kosong pada kolom kunci (Nama, Alamat, Kota).
  • Samakan penulisan (ejaan, kapitalisasi, kode pos 5 digit).
  • Gunakan Format as Table agar mudah disaring (Filter).

Bagian B — Menyusun Surat Resmi di Word (Mail Merge)

1) Format Surat Resmi

  • Kop surat: nama sekolah, alamat, kontak (boleh gunakan header di Word).
  • Nomor/Perihal/Lampiran/Tanggal (tanggal dapat dibuat manual atau menggunakan merge field jika ada di Excel).
  • Tujuan surat: akan diisi otomatis lewat mail merge.
  • Isi surat: paragraf pembuka, inti, penutup.
  • Tanda tangan: nama terang, jabatan, NIP (jika ada).
  • Pengaturan halaman: A4, margin atas 3 cm, kiri 3–4 cm, kanan 3 cm, bawah 3 cm; font 11–12; spasi 1.15.

2) Menghubungkan Data

  1. Buka Word → tab Mailings → Start Mail Merge → Letters.
  2. Select Recipients → Use an Existing List… → pilih file Excel → pilih DataPenerima$ → centang “First row…”.
  3. Edit Recipient List untuk Filter atau Sort jika diperlukan.

3) Menyisipkan Merge Field

Tempatkan kursor di titik yang tepat lalu sisipkan:

  • Alamat tujuan: «NamaLengkap»
    «Alamat»
    «Kota» «KodePos»
  • Sapaan dinamis:
    • Gunakan Rules → If…Then…Else untuk Bapak/Ibu berdasarkan Gender.
    • Contoh logika: jika Gender = L → “Bapak”, jika P → “Ibu”.
  • Nama institusi: «Institusi»

Contoh isi (potongan):

Yth. «BapakIbu» «NamaLengkap»
di «Institusi»

Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan …, kami bermaksud menyampaikan … kepada «BapakIbu». Mohon kesediaannya untuk …

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama «BapakIbu», kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]

Catatan: Untuk membuat field IF versi kode Word, gunakan Ctrl+F9 untuk kurung kurawal { }.
{ IF { MERGEFIELD Gender } = "L" "Bapak" "Ibu" }

4) Pratinjau & Finishing

  1. Preview Results untuk memeriksa tiap penerima.
  2. Finish & Merge → Edit Individual Documents → All (Word akan menghasilkan satu dokumen berisi semua surat).
  3. Simpan versi PDF untuk pengarsipan dan pengumpulan.

Opsi Tambahan (Bonus)

  • Envelope dan Labels (Mailings → Envelopes/Labels → gunakan data yang sama).
  • Filter penerima (mis. hanya Kota = “Bandar Lampung”).
  • Sort berdasarkan abjad NamaLengkap.

Kesalahan Umum & Solusinya

  • Field tidak tampil: pastikan memilih DataPenerima$ dan centang “First row…”.
  • IF tidak berfungsi: kurung kurawal harus pakai Ctrl+F9, bukan ketik manual.
  • Tata letak berantakan: gunakan paragraf dengan Keep lines together, atur margin dan spasi konsisten.

Bagian C — Makalah (Soft Copy)

Struktur Makalah

  1. Sampul: judul proyek, nama sekolah, kelas/rombel, nama anggota & nomor absen.
  2. Daftar Isi
  3. Landasan Teori: pengertian mail merge, komponen (main doc, data source, merge fields), manfaat.
  4. Perancangan Data: alasan pemilihan kolom, contoh 5 baris data, aturan penamaan kolom.
  5. Langkah Teknis (dengan screenshot): hubungkan Excel–Word, sisip merge fields, IF, Preview, Finish & Merge.
  6. Hasil: cuplikan 2–3 surat hasil merge (PDF/Word), analisis singkat kerapihan & konsistensi.
  7. Kendala & Solusi yang ditemui kelompok.
  8. Kesimpulan
  9. Lampiran: template surat, file Excel (tangkapan layar struktur), bukti versioning (opsional).

Format: A4, spasi 1.15, font 11–12, margin normal, halaman bernomor.

Bagian D — Presentasi Kelompok

Isi Wajib Slide

  1. Sampul: nama kelompok & kelas/rombel.
  2. Struktur data Excel (kolom-kolom & alasan pemilihan).
  3. Template surat: bagian-bagian surat resmi Indonesia.
  4. Demonstrasi penyisipan merge fields & penggunaan IF.
  5. Filter/Sort (jika digunakan) & dampaknya.
  6. Contoh hasil akhir (1–2 penerima).
  7. Kendala & solusi.
  8. Penutup + peran tiap anggota.

Durasi: 4–6 menit/kelompok + 3 menit tanya jawab. Poin plus untuk demo langsung yang lancar.

Rubrik Penilaian (100 poin + bonus)

KomponenKriteriaSkor
Data ExcelStruktur kolom tepat, bersih, konsisten; siap dihubungkan ke Word.0–20
Surat Resmi (Mail Merge)Format surat sesuai kaidah; merge fields benar; IF/Filter/Sort (jika dipakai); hasil rapi.0–35
MakalahTeori, langkah bergambar, hasil & analisis, tata tulis rapi.0–20
PresentasiIsi lengkap; alur jelas; demo meyakinkan.0–15
Diskusi & Tanya JawabMenjawab pertanyaan dengan tepat; argumen berbasis data & praktik.0–10
BonusGunakan Envelope/Labels; IF kompleks (sapaan, format tanggal, dll.); dokumentasi sangat rapi.+0–5

Ketentuan Teknis & Pengumpulan

Penamaan File (Kelas X — semua rombel)

Gunakan pola berikut dan ganti [Rombel] dan X sesuai kelompok kalian:

  • Excel (data): X_[Rombel]_MailMerge_Data_KelompokX.xlsx
  • Surat (hasil merge): X_[Rombel]_MailMerge_Surat_KelompokX.docx dan/atau .pdf
  • Makalah: X_[Rombel]_MailMerge_Makalah_KelompokX.pdf
  • Presentasi: X_[Rombel]_MailMerge_PPT_KelompokX.pptx

Contoh: X_A_ MailMerge_Data_Kelompok2.xlsx, X_A_MailMerge_Surat_Kelompok2.pdf

Format Komentar Pengumpulan

Tinggalkan komentar di postingan ini dengan format:

Nama Kelompok – X [Rombel] – Link Excel – Link Surat (PDF) – Link Makalah – Link Presentasi

Pengaturan Link

  1. Upload ke Google Drive kelompok.
  2. Atur akses: Anyone with the link → Viewer.
  3. Pastikan semua tautan dapat dibuka tanpa login akun sekolah.

Batas Waktu

Senin, 13 Oktober 2025, 23.59 WIB. Pengumpulan lewat batas waktu akan diberi keterangan late submit dan berpotensi pengurangan nilai.

Catatan Integritas

  • Kerjakan secara mandiri dalam kelompok. Plagiarisme akan dikurangi nilai.
  • Setiap anggota akan ditanya acak mengenai langkah mail merge kelompoknya.

Template & Contoh (Bisa Diadaptasi)

Template Kop & Kepala Surat

  • Header: logo sekolah (kiri), nama sekolah (tengah), alamat & kontak (bawahnya).
  • Garis pemisah tipis di bawah kop.

Blok Tujuan (Merge Fields)

 «NamaLengkap» «Alamat» «Kota» «KodePos»

Sapaan Dinamis (Rules → IF…THEN…ELSE)

 Yth. «BapakIbu» «NamaLengkap» di «Institusi»

Catatan teknis: «BapakIbu» dapat dibuat via IF pada field Gender (L = Bapak, P = Ibu). Untuk menulis field IF manual pakai Ctrl+F9:

 { IF { MERGEFIELD Gender } = "L" "Bapak" "Ibu" }

FAQ Singkat

Q: File Excel tidak terbaca, kenapa?
A: Pastikan sheet bernama DataPenerima, baris pertama judul kolom, tidak ada sel gabung (merge cells) di area data.

Q: Field IF tidak berubah?
A: Pastikan kurung kurawal menggunakan Ctrl+F9, lalu Update Field atau Preview Results.

Q: Bolehkah menambah kolom (telepon, jabatan)?
A: Boleh, selama konsisten dan dipakai di surat/presentasi.

Checklist Sebelum Submit

  • ✅ Excel rapi, header jelas, data minimal 20 baris.
  • ✅ Surat resmi: kop, nomor/perihal/tanggal, isi, penutup, tanda tangan.
  • ✅ Merge fields tepat (Nama, Alamat, Kota, KodePos, Institusi) & IF untuk sapaan.
  • ✅ Hasil Finish & Merge dicek (pratinjau beberapa penerima).
  • ✅ Makalah berisi teori, langkah dengan screenshot, cuplikan hasil.
  • ✅ Presentasi siap demo 4–6 menit.
  • ✅ Penamaan file & link Drive sesuai ketentuan.
SILAHKAN DOWNLOAD BAHAN AJAR DI BAWAH INI 

Label: Word, Mail Merge, Mailing, Proyek, Kelas X, Informatika

Selamat bekerja, semoga lancar. Wassalamualaikum wr. wb.

Posting Komentar

0 Komentar